Інформація про стан обліково-статистичної роботи в Петрівському районному суді Кіровоградської області за 2026 рік

Аналіз обліково-статистичної роботи в Петрівському районному суді Кіровоградської області  за 2025 рік

Вступ

1.Оліково-статистична робота суду.

2.Забезпеченість спеціалістами первинного обліку.

3. Інформаційно-аналітична робота суду.

Висновки і пропозиції.

Вступ

Галуззю ведення службових і ділових документів являється діловодство – діяльність, що охоплює документування та організацію роботи з документами і полягає в організації документообігу (русі документів всередині судової установи), використанні інформаційно-пошукових систем, контролі виконання документів, складанні номенклатури справ, групуванні документів у справи, відборі і підготовці документів та справ на зберігання в архів та знищення.

            Належне діловодство в суді є однією з важливих умов належної організації роботи суду, виконання процесуальних норм, своєчасного розгляду справ, виконання судових рішень, своєчасного та якісного надання інформації відвідувачам суду.

Правильна організація діловодства в суді – це запорука забезпечення належної  роботи, дотримання процесуальних норм і, як наслідок, гарантованої законом судового захисту прав та інтересів громадян.

З метою проведення аналітичної роботи та об’єктивності показників статистичних звітів, Петрівським районним судом  Кіровоградської області проаналізовано стан організації ведення  обліково-статистичної роботи в суді.

Основними завданнями обліково-статистичної роботи Петрівського районного суду Кіровоградської області   є здійснення повного, всебічного обліку та аналізу руху і розгляду  справ, формування й аналізу статистичної інформації, забезпечення об’єктивності, оперативності та цілісності інформації щодо діяльності суду.

Вказаний аналіз проводиться один раз на рік – після закінчення відповідного звітного року, з метою дослідження організаційного забезпечення роботи суду щодо ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку; кадрового забезпечення спеціалістами, які займаються первинним обліком і складанням звітності суду; з’ясування стану ведення аналітичної роботи; виконання планів роботи суду; впровадження програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів для встановлення загальних рис та тенденцій вказаної ділянки роботи; виявлення недоліків та внесення пропозицій щодо їх усунення.

У 2025 році Петрівським районним судом Кіровоградської області здійснено комплекс заходів щодо організаційного забезпечення діяльності суду з реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи: забезпечення достовірності, об'єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу суду з основної діяльності.

Основними завданнями обліково-статистичної роботи Петрівського районного суду Кіровоградської області   є здійснення повного, всебічного обліку та аналізу руху і розгляду  справ, формування й аналізу статистичної інформації, забезпечення об’єктивності, оперативності та цілісності інформації щодо діяльності суду.

Вказаний аналіз проводиться один раз на рік – після закінчення відповідного звітного року, з метою дослідження організаційного забезпечення роботи суду щодо ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку; кадрового забезпечення спеціалістами, які займаються первинним обліком і складанням звітності суду; з’ясування стану ведення аналітичної роботи; виконання планів роботи суду; впровадження програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів для встановлення загальних рис та тенденцій вказаної ділянки роботи; виявлення недоліків та внесення пропозицій щодо їх усунення.

1.Обліково-статистична робота.

 Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до:

- Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 зі змінами.

- Інструкції  щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження та Інструкції щодо її формування, затвердженої  наказом Державної судової адміністрації України  від 05.12.2013 року  N 169 із змінами та доповненнями.

- Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 із змінами та доповненнями внесеними рішеннями Ради суддів України.

- Наказу Державної судової адміністрації України від 21.12.2018 року № 622       «Про затвердження Загального класифікатора  спеціалізації судів та категорій справ» із змінами від 22.12.2023 року №580.

- Наказу Державної судової адміністрації України від 23.06.2018 року №325 «Про затвердження річних форм звітів щодо здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами» із змінами від 29.11.2024 року №528.

- Наказу Державної судової адміністрації України від 09.03.2017 року №311 «Про затвердження форм звітів щодо здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами» із змінами від 10.11.2023 року №520.

- Наказу  Державної судової адміністрації України від 28.11. 2019 року №1149 «Про затвердження  форми звітності № 1-лт». 

- Наказу  Державної судової адміністрації України від 08.12.2022  року № 454 «Про затвердження  Інструкції про порядок формування форм звітності № 1-ЄЗ та № 1-ЄЗ (ВС)». 

- Наказу  Державної судової адміністрації України від 17.11.2023 року  №533 «Про затвердження  форми звітності № 1-ПК».

Діяльність суду протягом 2025 року здійснювалась відповідно до планів роботи Петрівського районного суду Кіровоградської області на перше та друге  півріччя  2025 року, затверджених  головою суду  06.01.2025 року та 03.07.2025 року. Плани роботи складаються двічі на рік керівником апарату суду та затверджуються головою суду. До плану включено актуальні питання діловодства та статистики.

            План містить  в собі інформацію щодо конкретного заходу, посади виконавця, а також відмітки  про виконання. З планами роботи суду ознайомлюються всі працівники суду.

Хід виконання заходів плану роботи суду постійно контролюється з боку керівництва суду і обговорюється на зборах та нарадах.

Плани роботи суду  за 2025 рік виконані в повному обсязі, про виконання заходів  зроблені відмітки.

             Для впорядкування  роботи суду розроблена та затверджена та номенклатура справ. Наряди справ оформлялися у 2025 році належним чином.

Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймаються, опрацьовуються і реєструються в автоматизованій системі в день її надходження. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ у автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично. В подальшому на кожен вхідний матеріал заводиться обліково-статистична картка, а справа розподіляється між суддями в автоматизованому порядку працівниками канцелярії, які мають відповідні права доступу. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується відповідно до Положення про  автоматизовану систему документообігу суду (АСДС). Справи передаються на розгляд судді в день їх надходження, а ті, які підлягають невідкладному розгляду – негайно. Процесуальні документи, що надходять напередодні розгляду справи або в день розгляду справи після їх реєстрації в АСДС із зазначенням дати і часу отримання цих документів, негайно передаються суддям, в провадженні яких знаходяться вказані справи.  Документи, утворені в діловодстві Петрівського районного суду Кіровоградській області та ті, які надійшли на адресу суду, формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури. Формування справ у суді здійснюється відповідальними особами відповідно до Інструкції.

            Статистичні звіти в суді формуються автоматизованою системою документообігу суду на основі обліково-статистичних карток. В разі надходжень змін та оновлень до програми «Д-3», останні вивчаються, опрацьовуються та враховуються в роботі, з працівниками постійно проводяться роз’яснення, семінарські та практичні заняття, головним спеціалістом (з інформаційних технологій) постійно надається методична допомога працівникам суду в роботі з КП «Д-3».

Наказами керівника апарату суду визначено права користувачів автоматизованої системи документообігу суду. У разі прийняття на посаду нових працівників апарату суду, виносяться накази про надання їм прав користувачів в автоматизованій системі документообігу суду.

Розподіл обов’язків між працівниками апарату суду щодо здійснення первинного обліку документів і складання звітності встановлюється наказами керівника апарату відповідно до їх посадових інструкцій. Зі своїми посадовими обов’язками та в разі тимчасового покладення обов’язків відповідальний працівник в обов’язковому порядку ознайомлюється під підпис з відповідним наказом.

Організаційні питання роботи канцелярії Петрівського  районного суду Кіровоградської області здійснює  старший секретар суду, яка розподіляє обов’язки між працівниками канцелярії суду, контролює виконання ними функціональних обов’язків.

Наказом керівника апарату суду визначено відповідальних осіб за складання статистичної звітності за всіма формами, які передбачені для місцевих загальних судів. Відповідальним особам наголошено про персональну відповідальність за достовірність складання статистичної звітності. На нарадах працівників апарату суду обговорюються новели у нормативно-правових актах, що стосуються ведення статистики та діловодства. Для коректного внесення інформації до обліково - статистичних карток в АСДС, до відома працівників суду доводяться останні зміни до процесуального законодавства. Щомісячно керівником апарату суду здійснюється контроль за повнотою  внесення інформації в ОСК.

Організована робота щодо оновлення шаблонів форм статистичної звітності. Завдяки даним заходам та іншим чинникам щоквартальні, піврічні та річні  статистичні звіти за 2025 рік складені достовірно та вчасно направлені в електронному  вигляді до ТУ ДСА України в Кіровоградській області.

Фактична кількість судових справ, що знаходились в провадженні суду, у звітах відображена вірно. 

За результатами кожного звітного періоду виконавці звітів проводять аналіз статистичних даних, де вказують на найбільш різкі відхилення показників даного звітного періоду порівняно з аналогічним минулим періодом.

Підсумки роботи за звітний період оголошуються на нараді працівників апарату суду та суддів і розміщуються на офіційному веб-сайті Петрівського районного суду Кіровоградської області.

          Складання статистичних звітів про роботу суду виконують секретарі суду та помічники суддів. Статистичні звіти за 2025 рік було сформовано в автоматичному  режимі за допомогою комп’ютерної програми «Д-3» за встановленими формами та направлено 09 січня та 15 січня 2026 року в електронному вигляді безпосередньо на електронну адресу відповідальної особи територіального управління Державної судової адміністрації у Кіровоградській області.          

          Так, на протязі 2025 року в провадженні Петрівського районного суду Кіровоградської області  перебувало 2291 справ та матеріалів, проти 1924  за аналогічний період 2024 року, що свідчить про збільшення надходження до  суду  справ та матеріалів  на 367 одиниць.  Зазначені дані для наочності наведено в діаграмі №1.

Діаграма № 1

 При цьому, взявши до уваги обставини які склалися у Петрівському районному суді Кіровоградської області, слід відмітити, що з чотирьох штатних посад суддів у Петрівському районному суді здійснюють правосуддя троє суддів, які змушені працювати з надмірним навантаженням. Всі судді розглядають кримінальні, цивільні, адміністративні справи, справи про адміністративні правопорушення та інші категорії справ, які розглядаються місцевими загальними судами з урахуванням визначеної зборами суддів Петрівського районного суду Кіровоградської області спеціалізації.

            У 2025 році в порівнянні з 2024 роком в КП «Д-3» Петрівського районного суду Кіровоградської області створено та заповнено обліково-статистичних карток на справи та матеріали по категоріям справ, дані наведено в таблиці № 1 та діаграмі № 2.

Таблиця № 1

Діаграма № 2

1. Забезпеченість спеціалістами з первинного обліку.

     Первинний облік справ та матеріалів у суді ведуть секретарі суду, які в автоматизованій системі документообігу суду здійснюють обробку, облік та контроль документів (справ, матеріалів та проваджень).

            Працівники апарату суду, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів забезпечені інструктивними матеріалами, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи. Випадків порушення послідовності реєстрації справ виявлено не було.

            За 2025 рік до Петрівського районного суду Кіровоградської області не надійшло жодної скарги на дії працівників апарату суду.

            На  нарадах з працівниками апарату суду, керівником апарату  постійно зверталася увага на дотримання вимог законодавства про державну службу, боротьбу з корупцією,  на правила поведінки державного службовця та етику ділового спілкування.

Підвищення кваліфікації працівників апарату суду, які займаються первинним обліком та судовою статистикою здійснюється шляхом самостійного вивчення Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 зі змінами,  Типової інструкції з діловодства в органах виконавчої влади, Вимог до  оформлення документів ДСТУ, методичних рекомендацій щодо заповнення та подання відповідних форм звітностей, навчань проведених керівником апарату суду по підвищенню професійної кваліфікації працівників апарату суду.

Також, належним чином  організовано підвищення кваліфікації працівниками апарату суду. Протягом жовтня 2025 року державні службовці категорії «Б» та «В» Петрівського районного суду Кіровоградської області успішно підвищили кваліфікацію у Сумському державному університеті за загальною професійною ( сертифікатною) програмою « Загальна професійна ( сертифікатна) програма підвищення кваліфікації державних службовців категорії «Б» та в Донбаському інституті техніки та менеджменту ЗВО «Міжнародний науково-технічний університет імені Юрія Бугая за загальною професійною ( сертифікатною) програмою «Підвищення кваліфікації державних службовців, які займають посади державної служби категорії «В»,  обсяг програми 2 кредити ЄКТС та отримали відповідні сертифікати. Фахівці територіального управління Державної судової адміністрації України в Кіровоградській області постійно надають методичну та практичну допомогу з питань діловодства та ведення судової статистики.

3.Інформаційно-аналітична робота суду.

Контроль за виконанням обов’язків працівників з питань обліку, реєстрації документів, якості заповнення  ОСК,  формування статистичної звітності, звернення судових рішень до виконання здійснюється керівником апарату шляхом періодичних перевірок роботи працівників апарату суду, результати їх проведення обговорюються на нарадах. Щомісячно   проводиться перевірка  роботи помічників суддів в частині  внесення відомостей щодо набрання  судовим  рішенням законної сили у комп’ютерній програмі «Д-3».

В суді  постійно ведеться робота по вдосконаленню стану організації роботи, перш за все за рахунок підвищення персональної відповідальності посадових осіб та виконавців, в роботі яких виявлено ті чи інші недоліки, посилення контролю за їх роботою з боку керівництва суду.

Реалізуючи принцип гласності правосуддя та доступу до публічної інформації, Петрівським районним судом Кіровоградської області постійно проводиться робота з інформаційного висвітлення діяльності суду: інформація про організацію діяльності суду (графік роботи, порядок прийому громадян, порядок доступу до публічної інформації, зразки документів, що подаються до суду, реквізити рахунків для оплати судового збору та інших платежів на користь держави), а також щодо здійснення правосуддя (результати автоматизованого розподілу позовних заяв, призначення справ до слухання, рух справ за апеляційними скаргами тощо) постійно висвітлюється на офіційному веб-сайті суду.

Також корисна інформація для громадян та юридичних осіб розміщується й дошці оголошень в холі суду. Зокрема, розміщена інформація про порядок функціонування у суді системи «Електронний суд», яка надає можливість отримувати копії процесуальних рішень по справам через електронну скриньку учасника судового процесу, а також отримання інформації про дату та час розгляду справи за допомогою SMS-повідомлень на мобільний телефон.

            З метою забезпечення більш оперативного розгляду судових справ та уникнення затягування судового процесу, протягом 2025 року судом було проведено 251 засідання під час розгляду судових справ  в режимі відео конференції.

Наявний стан матеріально-технічного та кадрового ресурсу для  роботи  в підсистемі «Електронний суд». В зв’язку з запровадженням даної підсистеми виникла потреба у роздрукуванні матеріалів, що надходять в ній, які призводять до збільшення витрат з використання паперу та обсягів заправки картриджів.

Висновки і пропозиції

Стан обліково - статистичної роботи в Петрівському районному суді Кіровоградської організовано на належному рівні та у відповідності до вимог чинного законодавства України.

З метою вдосконалення та належної організації обліково-статистичної роботи, аналітичної роботи, покращення якості підготовки звітів, вважаємо за доцільне зауважити на необхідності удосконалення процесів судового діловодства. Зокрема, впровадження нових функціональних можливостей в КП «ДСС», спрямованих на підвищення ефективності обліково-статистичної роботи в суді, а саме в частині формування статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі без внесення відомостей у статистичні картки виключно вручну, а необхідності наповнення відповідних пунктів статистичних карток шляхом додавання в справу документів зі зв’язками.