Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Затверджено
рішенням зборів суддів
Петрівського районного суду
Кіровоградської області
03 вересня 2015 року № 10
Засади
використання автоматизованої системи документообігу Петрівського районного суду Кіровоградської області
(зі змінами внесеними рішенням зборів суддів Петрівського районного суду Кіровоградської області №4 від 01.04.2016 року)
Засади використання автоматизованої системи документообігу Петрівського районного суду Кіровоградської області (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про автоматизовану систему документообігу суду (в редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України від 22 липня 2015 року №79), Положення про збори суддів Петрівського районного суду Кіровоградської області.
Збори суддів Петрівського районного суду Кіровоградської області мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду повноваження, щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.
Зборами суддів Петрівського районного суду Кіровоградської області затверджуються ці Засади про наступне.
1. Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу Петрівського районного суду Кіровоградської області, здійснюється цими Засадами відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних» та інших нормативно-правових актів.
1-1. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Петрівського районного суду Кіровоградської області новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.
Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
(Доповнено п.1-1 відповідно до Рішення зборів суддів Петрівського районного суду Кіровоградської області №4 від 01.04.2016 року «Про внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу Петрівського районного суду Кіровоградської області».)
2. Наведені у Засадах терміни вживаються в таких значеннях, які визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.
3. Засади визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Петрівському районному суді Кіровоградської області, які забезпечують:
- реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;
- об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);
- визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;
- надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;
- оприлюднення передбаченої Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу «Судова влада України»;
- виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;
- централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;
- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
- видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;
- автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;
- передачу судових справ до електронного архіву.
4. Для функціонування автоматизованої системи ДСА України здійснює забезпечення та виконання цілей і завдань, які передбачені п.1.3.2 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
5. У Петрівському районному суді Кіровоградської області, як місцевому загальному суді використовується комп’ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.
6. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді, здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів з ДСА України.
7. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:
- реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;
- розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;
- взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;
- фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;
- реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;
- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;
- використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;
- оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;
- індексацію документів та їх контекстний пошук;
- виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;
- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;
- відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;
- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;
- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
- надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);
- передачу судових справ до електронного архіву;
- надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.
8. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
9. Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.
10. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.
11. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
12. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
13. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
14. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:
- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;
- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.
15. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
16. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
16-1 «Розподіл справ в окремих випадках» слідуючого змісту:
16-1.1. Кримінальне провадження, яке надійшло з прокуратури після усунення недоліків в обвинувальному акті, передавати на розгляд тому самому судді (колегії суддів), який повертав справу прокурору.
16-1.2. Кримінальне провадження, по якому апеляційним судом скасована ухвала про повернення обвинувального акту прокурору, направляється на розгляд тому судді, який постановляв ухвалу про повернення обвинувального акту прокурору; якщо в ухвалі апеляційного суду зазначено, що справа підлягає розгляду іншим складом суду, то справа передається на авто розподіл; якщо з апеляційного суду надійшли матеріали кримінального провадження, по яких скасована ухвала про повернення обвинувального акту прокурору, а суддя фактично відсутній на роботі з підстав тимчасової непрацездатності, відпустки, відрядження та з інших підстав передбачених п.2.3.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, то справа передається на автоматичний розподіл.
16-1.3. Матеріали адміністративного правопорушення, які надійшли повторно до суду після усунення недоліків, направляти на розгляд тому судді, який повертав справу для усунення недоліків; якщо такий суддя фактично відсутній на роботі з підстав тимчасової непрацездатності, відпустки, відрядження та з інших підстав, то справа передається на автоматичний розподіл.
16-1.4. Справи цивільного провадження які надійшли повторно до суду після усунення недоліків, направляти на розгляд тому судді, який повертав справу для усунення недоліків; якщо такий суддя фактично відсутній на роботі з підстав тимчасової непрацездатності, відпустки, відрядження та з інших підстав п.2.3.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, то справа передається на автоматичний розподіл.
16-1.5. У разі якщо на розгляд до суду надійшли матеріали кримінального провадження (в тому числі ті, які поверталися суддями для усунення недоліків обвинувальних актів зі стадії підготовчого судового засідання, доопрацювання або до оформлення згідно вимог КПК України) щодо особи, стосовно якої цим судом вже здійснюється судове провадження, воно передається тому складу суду, який його здійснює, для вирішення питань про їх об’єднання, шляхом передачі справи раніше визначеному в судовій справі головуючому судді, у разі якщо суддя не прийняв рішення про їх об’єднання, ці кримінальні провадження розглядаються цим суддею; у разі відсутності раніше визначеного в судовій справі судді (судді, який вже здійснює судове провадження) внаслідок відпустки, хвороби, самовідводу, наявності інших обставин, що виключають участь судді та обставин, що унеможливлюють розгляд справ суддями, такі судові справи та матеріали розподіляються в автоматизованій системі документообігу суду іншим суддям відповідної спеціалізації.
16-1.6. Кримінальні провадження (справи) які перебували в провадженні суду та направлені для визначення підсудності, але повернуті до Петрівського районного суду Кіровоградської області для подальшого розгляду, передаються в провадження раніше визначеному судді, який приймав рішення про направлення справи до іншого суду.
16-1.7. В разі надходження до суду дублюючих позовних заяв, адміністративних позовів та інших матеріалів, які аналогічно відтворюють зміст вимог та їх обґрунтування, та які пройшли реєстрацію і систему автоматичного розподілу, залучати їх до матеріалів того провадження, яке зареєстроване в суді першим та на момент надходження наступного позову (матеріалу, тощо) не знайшло свого процесуального вирішення.
16-1.8. Заява про відвід (самовідвід) слідчого судді вноситься до автоматизованої системи документообігу суду та розподіляється автоматизованою системою між іншими слідчими суддями, у разі відсутності слідчих суддів внаслідок відпустки, хвороби, відводу, самовідводу, наявності обставин, що унеможливлюють розгляд справи суддею, то така заява про відвід (самовідвід) слідчого судді розподіляється автоматизованою системою документообігу суду між всіма суддями суду, незалежно від їх спеціалізації, при цьому при здійсненні автоматичного розподілу вищезазначених заяв про відвід (самовідвід) відповідальною особою суду взагалі не проставляється категорія справи (спеціалізація) у відповідній закладці обліково-статистичної картки автоматизованої системи документообігу суду (КП Д-3).
16-1.9. Не підлягають автоматизованому розподілу заяви про відвід судді, який розглядає заяву про відвід іншому судді в порядку КПК України , враховуючи, що подача такої заяви не передбачена КПК України, передавати такі заяви судді, який розглядає заяву про відвід, для залучення до справи.
16-1.10. У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється на підставі рішення про відвід (самовідвід).
16-1.11. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.
16-1.12. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:
- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, судові справи про перегляд заочного рішення;
- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;
- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;
- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день, крім, адміністративних правопорушень, передбачених статями 42-2, ч.1 ст.44, ст.ст.44-1, 51, 106-1, 106-2, 160, 162, 173, 173-1, 173-2, 178, 184, 185, ч.1 ст.185-3, ст.ст.185-7, 185-10, 188-22, 197, 203-206-1 КУпАП, що розглядаються протягом доби, які розподіляються автоматизованою системою документообігу суду;
- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
- заяви про відновлення втраченого судового провадження;
- заяви про забезпечення позову, доказів;
- клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.
16-1.11. Для рівномірного навантаження суддів Петрівського районного суду Кіровоградської області справами кримінального судочинства встановити наступні показники складності кримінальних проваджень:
|
Категорія справи |
Кількість балів поточної справи |
|
Неповнолітні |
50 |
|
Нескладна справа кримінального провадження |
40 |
|
За кількістю епізодів |
+ по 10 (за кожен епізод) |
|
За кількістю обвинувачених |
+ по 10 ( за кожного обвинуваченого) |
|
За кількістю томів |
+ по 10 ( за кожен том) |
|
«1-кс»(скарги на постанови про порушення та відмову в порушенні кримінальної справи) |
40 |
|
«1-кс» |
15 |
|
«1-в» |
20 |
|
«1-кд» |
20 |
17. У суді може застосовуватися:
- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
- пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
- повторний автоматизований розподіл судових справ.
Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів Петрівського районного суду Кіровоградської області.
18. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
- за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);
- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;
- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ;
Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
19. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:
- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;
- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження, здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.
20. Для зменшення тривалості розгляду справ, протоколом ручного розподілу передаються судді, який був попередньо визначений автоматизованою системою документообігу справи про:
- скасування заходів забезпечення позову;
- розгляд заяв про забезпечення доказів;
- повернення судового збору;
- роз’яснення судового рішення;
- виправлення описки;
- винесення додаткового рішення;
- відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження;
- запити (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні;
- усі клопотання органу досудового розслідування до слідчого судді у кримінальному провадженні;
- подання, заяви, звернення в порядку виконання рішень в справах про адміністративні правопорушення;
- протоколи про адміністративне правопорушення при їх повторному скеруванні в суд після доопрацювання відповідно до постанови судді;
- матеріали позовних заяв, які визнані ухвалою судді неподаними та повернуті позивачу (заявнику) через не усунення недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позову без руху, які подані повторно.
Кримінальні провадження відносно обвинувачення неповнолітніх осіб розподіляються автоматизованою системою між суддями, котрі визначені зборами суддів Петрівського районного суду Кіровоградської області для розгляду таких справ. Визначення присяжних та народних засідателів відбувається відповідно до вимог п.п.2.5, 2.6 Положення про автоматизовану систему документообігу суду (в редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України від 05 червня 2015 року №55).
Клопотання органу досудового розслідування до слідчого судді у кримінальному провадженні, які подаються на розгляд у вихідний день, розглядаються черговим слідчим суддею, який визначається Наказом голови суду або в.о. голови суду.
21. В разі тривалої відсутності судді (перебування на лікарняному, закінчення терміну повноваження, переведення у інший суд тощо) не розглянуті справи, які перебували у провадженні такого судді, розподіляються між суддями на загальних підставах відповідно до цих Засад та Положення про автоматизовану систему документообігу суду(в редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України від 27 липня 2015 року №79).
22. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.
Збори суддів можуть визначити склади постійно-діючих колегій суддів.
23. Збори суддів Петрівського районного суду Кіровоградської області мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
- у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
- у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);
- які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки.
24. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.
Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
(Доповнено п.22-24 відповідно до Рішення зборів суддів Петрівського районного суду Кіровоградської області №4 від 01.04.2016 року «Про внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу Петрівського районного суду Кіровоградської області».)
_03_03.png)
